利用WORD文檔提高審計(jì)報(bào)告編排效率

　　撰寫審計(jì)報(bào)告是審計(jì)人員的日常重要工作之一。目前，絕大多數(shù)人都是利用WORD軟件進(jìn)行編寫排版。筆者在實(shí)踐中曾嘗試過，利用WORD中自帶的一些功能，有效地提高了審計(jì)報(bào)告的編排速度。

　　一、 項(xiàng)目編號(hào)功能的應(yīng)用

　　在應(yīng)用WORD撰寫審計(jì)報(bào)告時(shí)，筆者發(fā)現(xiàn)好多人不愿用WORD里的項(xiàng)目符號(hào)自動(dòng)編號(hào)功能，往往把這項(xiàng)功能取消，原因是在利用此項(xiàng)功能后，常常會(huì)碰到整個(gè)版面不符合中文報(bào)告每段只需首行縮進(jìn)2個(gè)字符的習(xí)慣，結(jié)果，干脆就用手工輸入編號(hào)，顯然這樣就要多花些時(shí)間。值得一提的是，審計(jì)人員撰寫的審計(jì)報(bào)告，還要不斷進(jìn)行修改，尤其是審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題里至少羅列了好幾點(diǎn)，若要調(diào)整問題的主次，就得每次對(duì)每一段落重新修改編號(hào)，這就影響了審計(jì)工作效率。因此，我們應(yīng)充分利用WORD中的項(xiàng)目自動(dòng)編碼這項(xiàng)功能，只要我們按照中文報(bào)告的習(xí)慣自行定義格式，就能達(dá)到我們的要求。方法是：

　　1、點(diǎn)擊菜單欄中的“格式”菜單——“項(xiàng)目編碼和符號(hào)”，出現(xiàn)項(xiàng)目編碼和符號(hào)對(duì)話框，選取“多級(jí)符號(hào)”，選中任一有編號(hào)的方框，再點(diǎn)擊“自定義”按鈕。

　　2、在出現(xiàn)的“自定義多級(jí)符號(hào)列表”中，我們可以進(jìn)行以下定義。

　�。�1） 定義級(jí)別。先選中級(jí)別“1”，后將編號(hào)樣式選為“一、二、三……”，再將其編號(hào)格式定為“一、”，起始編號(hào)選為“1”；

　�。�2） 設(shè)定文檔位置。先在編號(hào)位置下方選取“左對(duì)齊”，然后將對(duì)齊位置設(shè)定為1.1厘米（2個(gè)三號(hào)字符），文字位置中的“縮進(jìn)位置”設(shè)為0，這樣就完成了第一級(jí)別的設(shè)置。

　�。�3） 對(duì)于后幾個(gè)級(jí)別的設(shè)置，只要更改級(jí)別編號(hào)樣式和編號(hào)格式就可以了，如級(jí)別2，其編號(hào)樣式選為“一、二、三……”，編號(hào)格式定為“（一）”；級(jí)別3，其編號(hào)樣式選為“1，2，3……”，其編號(hào)格式為“1.”；級(jí)別4，其編號(hào)樣式選為“1，2，3……”，其編號(hào)格式定為“（1）”（這種格式符合國家公文規(guī)范要求），后幾個(gè)級(jí)別的文檔位置與第一級(jí)別設(shè)置相同，當(dāng)然你也可多設(shè)幾個(gè)級(jí)別。

　　在完成了級(jí)別的所有設(shè)置之后，我們?cè)谧珜憟?bào)告時(shí)，只需選中自定義的樣式即可，若要在級(jí)別之間轉(zhuǎn)換，只要點(diǎn)擊工具欄上的“減少縮進(jìn)量”或“增加縮進(jìn)量”這兩個(gè)按鈕（位于項(xiàng)目符號(hào)按鈕的右邊）；若不需要編號(hào)，則按下項(xiàng)目符號(hào)按鈕即可。用上自動(dòng)編號(hào)后，在修改調(diào)整審計(jì)報(bào)告所列問題的順序時(shí)，就顯得非常方便，無需手工重新編號(hào)。

　　二、 自動(dòng)功能的應(yīng)用

　　應(yīng)用自動(dòng)更正功能，能提高輸入速度，這里舉兩個(gè)例子說明。

　　1、金額中的小數(shù)點(diǎn)輸入。平時(shí)我們輸入中文漢字時(shí)，輸入法中的標(biāo)點(diǎn)方式一般是在中文狀態(tài)下，這樣輸入“。”，顯示出來的就是中文的句號(hào)“�！�。審計(jì)報(bào)告中經(jīng)常涉及帶有小數(shù)點(diǎn)的金額，例如要輸入“123.45”萬元，多數(shù)人在輸入小數(shù)點(diǎn)前會(huì)將標(biāo)點(diǎn)方式切換到英文狀態(tài)下，然后再輸入“�！�，但是一篇審計(jì)報(bào)告涉及的小數(shù)點(diǎn)數(shù)字太多，用這種方法要經(jīng)常進(jìn)行標(biāo)點(diǎn)方式切換，顯然影響了輸入速度�，F(xiàn)在有了一個(gè)快速的輸入方法，在不切換的條件下，只要點(diǎn)兩下“。”鍵即可。方法是：

　�。�1） 打開WORD文檔，點(diǎn)擊菜單欄中的“插入”——“自動(dòng)圖文集（A）”——“自動(dòng)圖文集（X）”；

　�。�2） 出現(xiàn)自動(dòng)更正對(duì)話框，選擇“自動(dòng)更正”，在“替換”下方空白欄中用中文標(biāo)點(diǎn)輸入兩個(gè)“……”在“替換為”下方空白欄中用英文標(biāo)點(diǎn)輸入“�！�，點(diǎn)擊“添加”按鈕，然后確定即可。一次設(shè)定，受用無窮。這種設(shè)定后的替換功能在EXCEL中也可通用。

　　2、常用審計(jì)術(shù)語的定義。審計(jì)報(bào)告中常常使用一些字?jǐn)?shù)較多的審計(jì)術(shù)語，為了提高速度，建議使用“自動(dòng)圖文集”功能。方法是：

　�。�1） 在WORD中，先將常用的審計(jì)術(shù)語錄入，如輸入“預(yù)算執(zhí)行情況審計(jì)”，選中這幾個(gè)字，同時(shí)按下ALT和F3；

　　（2） 出現(xiàn)了“創(chuàng)建自動(dòng)圖文集”對(duì)話框，此時(shí)輸入的詞匯已自動(dòng)顯示在對(duì)話框中，按“確定”即可。

　　審計(jì)人員以后在審計(jì)報(bào)告中涉及這一詞組時(shí)，只要輸入完“預(yù)”字后按F3即可把“預(yù)算執(zhí)行情況審計(jì)”自動(dòng)輸入。同樣，你也可以定義自己常用的詞匯，這種方法對(duì)一些常用較長的詞匯尤其適用。